Warum PDF in XRechnung umwandeln?
Mit Deutschlands wachsender E-Rechnungspflicht reichen PDF-Rechnungen nicht mehr aus. Behörden verlangen bereits XRechnung, und bis 2028 müssen alle B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Die Konvertierung Ihrer bestehenden PDFs in XRechnung ist der schnellste Weg zur Compliance.
Manuelle vs. automatische Konvertierung
Manuelle Konvertierung
Sie könnten alle Rechnungsdaten manuell in einen XML-Editor oder ein XRechnung-Tool eingeben. Das bedeutet:
- Eingabe von 50+ Feldern pro Rechnung (Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern, Zahlungsinfo)
- Verständnis der XML-Syntax und des EN 16931-Datenmodells
- 15-30 Minuten pro Rechnung
- Hohes Risiko von Validierungsfehlern
Automatische Konvertierung mit KI
KI-gestützte Tools wie Invoice2E können alle Daten automatisch aus Ihrer PDF extrahieren:
- PDF hochladen und KI alle Felder extrahieren lassen
- Fehler in einer benutzerfreundlichen Oberfläche überprüfen und korrigieren
- Unter 2 Minuten pro Rechnung
- Automatische Validierung gegen 200+ Regeln
Schritt für Schritt: Konvertierung mit Invoice2E
Schritt 1: Rechnung hochladen
Ziehen Sie Ihre PDF-, JPG- oder PNG-Rechnung per Drag & Drop in Invoice2E. Wir unterstützen Dateien bis 10 MB. Die KI beginnt sofort mit der Datenextraktion.
Schritt 2: Extrahierte Daten überprüfen
Unser Überprüfungsbildschirm zeigt alle extrahierten Felder übersichtlich in Abschnitten: Verkäuferinfo, Käuferinfo, Rechnungsdetails, Positionen und Zahlungsdaten. Felder mit geringer Konfidenz werden zur Beachtung hervorgehoben.
Sie können jedes Feld direkt bearbeiten. Häufige Korrekturen umfassen:
- USt-IdNr., die teilweise verdeckt waren
- Positionsmengen oder Stückpreise
- Zahlungsbedingungen oder IBAN-Nummern
Schritt 3: Validieren und herunterladen
Klicken Sie auf „Konvertieren" und Invoice2E führt Ihre Rechnung durch die vollständige Validierungspipeline:
- EN 16931 semantische Validierung (150+ Geschäftsregeln)
- XRechnung-spezifische BR-DE-Regeln
- Offizieller KoSIT-Validator
Wenn alles besteht, laden Sie Ihre konforme XRechnung-XML herunter. Bei Fehlern zeigen wir genau, was korrigiert werden muss.
Häufige Validierungsfehler und Lösungen
- BR-DE-1: Fehlende Verkäufer-Straßenadresse — Stellen Sie sicher, dass die vollständige Straßenadresse des Verkäufers angegeben ist
- BR-DE-6: Fehlende Verkäufer-Telefonnummer — Fügen Sie eine Telefonnummer für den Verkäufer hinzu
- BR-CO-15: Beträge stimmen nicht überein — Prüfen Sie, ob die Positionssummen mit der Rechnungssumme übereinstimmen
- BR-DE-15: Fehlende Zahlungsbedingungen — Fügen Sie Zahlungsbedingungen hinzu (z.B. „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen")
- BR-S-08: Ungültige Steuerkategorie — Stellen Sie sicher, dass USt-Sätze Standardcodes verwenden (S für Standard, Z für nullbesteuert)
Tipps für bessere KI-Extraktion
- Verwenden Sie klare, hochauflösende PDFs — gescannte Dokumente mit niedriger DPI liefern schlechtere Ergebnisse
- Stellen Sie sicher, dass Text auswählbar ist — digitale PDFs funktionieren besser als gescannte Bilder
- Standardmäßige Rechnungslayouts — ungewöhnliche Formate erfordern möglicherweise mehr manuelle Korrekturen
Heute mit der Konvertierung beginnen
Invoice2E gibt Ihnen kostenlose Credits bei der Anmeldung — keine Kreditkarte erforderlich. Erstellen Sie Ihr Konto und konvertieren Sie Ihre erste Rechnung in unter 2 Minuten.