Was ist eine E-Rechnung?
In Deutschland ist eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) nicht einfach eine PDF, die per E-Mail versendet wird. Sie muss ein strukturiertes elektronisches Dokument sein, das automatisch von Maschinen gelesen und verarbeitet werden kann. Die zentrale Anforderung ist die Konformität mit dem europäischen Standard EN 16931.
Akzeptierte E-Rechnungsformate in Deutschland
XRechnung
Deutschlands primärer E-Rechnungsstandard. Es ist eine reine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einem strukturierten Format enthält. XRechnung ist für die Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor verpflichtend und wird der Standard für B2B sein.
ZUGFeRD 2.0 / 2.1
Ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument einbettet. Der Vorteil: Menschen können das PDF lesen, während Maschinen die XML-Daten extrahieren. Die ZUGFeRD-Profile „XRechnung" und „EN 16931" sind vollständig konform.
Wesentlicher Unterschied
XRechnung = reines XML (nur maschinell lesbar) → erforderlich für Behördenrechnungen
ZUGFeRD = PDF + XML (menschlich + maschinell lesbar) → ideal für B2B, wenn Empfänger keine XML-Verarbeitung haben
Pflichtfelder für eine gültige E-Rechnung
Jede konforme E-Rechnung muss diese wesentlichen Felder enthalten:
Rechnungsmetadaten
- Rechnungsnummer (BT-1): Eindeutiger Bezeichner
- Ausstellungsdatum (BT-2): Erstellungsdatum der Rechnung
- Rechnungsartcode (BT-3): Normalerweise 380 (Handelsrechnung) oder 381 (Gutschrift)
- Währung (BT-5): ISO 4217-Code (normalerweise EUR)
Verkäuferinformationen
- Firmenname, Straßenadresse, Stadt, Postleitzahl, Ländercode
- USt-IdNr. oder Steuernummer
- Kontakttelefon und E-Mail (bei XRechnung Pflicht!)
Käuferinformationen
- Firmenname, Adresse
- Käuferreferenz oder Bestellnummer
Die Leitweg-ID
Für Rechnungen an den öffentlichen Sektor benötigen Sie eine Leitweg-ID — eine Routing-Kennung, die dem System mitteilt, welche Behörde oder Abteilung die Rechnung erhalten soll. Sie sieht typischerweise so aus: 991-12345-67. Ihr Auftraggeber stellt diese bereit.
Positionen
- Beschreibung, Menge, Mengeneinheit
- Stückpreis (netto), Steuersatz, Positionssumme
Summen und Steuern
- Nettosumme, Steuerbetrag, Bruttosumme
- Steueraufschlüsselung nach USt-Satz
Zahlungsinformationen
- IBAN, BIC (falls zutreffend)
- Zahlungsbedingungen-Text
- Fälligkeitsdatum
Ihre erste E-Rechnung erstellen
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
- Buchhaltungssoftware: Viele moderne Tools (DATEV, lexoffice, sevDesk) unterstützen mittlerweile den XRechnung-Export
- Konvertierungstools: Bestehende Rechnungen hochladen und konvertieren — Invoice2E macht das mit KI in unter 2 Minuten
- Manuelle XML-Erstellung: Möglich, aber nicht empfohlen, es sei denn, Sie sind XML-Experte
Wo E-Rechnungen einreichen
- Bundesebene: ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) unter
xrechnung.bund.de - Landesebene: Variiert — jedes Bundesland hat sein eigenes Portal (z.B. OZG-RE für viele Länder)
- B2B: Normalerweise per E-Mail oder EDI, mit der Rechnung als XML-Anhang
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