Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche nationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor und zunehmend auch im privaten Bereich. Es handelt sich um ein strukturiertes XML-basiertes Datenformat, das die automatische maschinelle Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht — im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die im Grunde digitales Papier sind.
Der Standard wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und basiert auf dem europäischen Standard EN 16931, der ein gemeinsames semantisches Datenmodell für E-Rechnungen in der EU definiert.
Warum wurde XRechnung eingeführt?
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle EU-Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen zu akzeptieren. Deutschland hat dies durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt und XRechnung seit November 2020 zum nationalen Standard gemacht.
Die Ziele sind klar:
- Automatisierung: Maschinenlesbare Rechnungen eliminieren manuelle Dateneingabe
- Kostensenkung: Die Verarbeitung einer E-Rechnung kostet 1–2 € gegenüber 10–30 € für Papierrechnungen
- Compliance: Standardisiertes Format gewährleistet gesetzliche und steuerliche Konformität
- Geschwindigkeit: Schnellere Verarbeitung bedeutet schnellere Zahlungen
Technisches Format der XRechnung
XRechnung unterstützt zwei XML-Syntaxen:
- UBL 2.1 (Universal Business Language) — die am häufigsten verwendete Syntax in Deutschland
- UN/CEFACT CII (Cross-Industry Invoice) — eine alternative Syntax mit demselben Datenmodell
Beide Syntaxen transportieren dieselben Geschäftsinformationen — sie sind lediglich unterschiedliche Ausdrucksformen des EN 16931-Datenmodells in XML. Eine XRechnung-Datei enthält über 200 mögliche Felder, darunter Verkäufer-/Käuferinformationen, Positionen, Steuerinformationen, Zahlungsanweisungen und Routing-Informationen.
Wer braucht XRechnung?
Stand 2025 müssen folgende Gruppen XRechnung verwenden oder akzeptieren:
- Alle Lieferanten an deutsche Bundesbehörden — seit November 2020 verpflichtend
- Lieferanten an die meisten Landesbehörden — Fristen variieren je nach Bundesland
- B2B-Geschäfte — ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Verpflichtendes Senden folgt in Phasen bis 2028
Selbst als kleiner Freiberufler benötigen Sie XRechnung, wenn Sie eine Behörde oder ein größeres Unternehmen in Rechnung stellen, das E-Rechnungen verlangt.
Wichtige Bestandteile einer XRechnung
Jede gültige XRechnung muss enthalten:
- Leitweg-ID (BT-10): Eine Routing-Kennung für Rechnungen an den öffentlichen Sektor
- Verkäuferinformationen (BT-27 bis BT-35): Name, Adresse, USt-IdNr., Kontaktdaten
- Käuferinformationen (BT-44 bis BT-52): Name, Adresse, Referenz
- Rechnungsmetadaten: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung
- Positionen: Beschreibung, Menge, Stückpreis, Steuersatz für jede Position
- Steueraufschlüsselung: USt-Kategorien, Sätze und Beträge
- Zahlungsdetails: IBAN, Zahlungsbedingungen, Zahlungsmethode
Validierung: So wissen Sie, ob Ihre XRechnung korrekt ist
Eine gültige XRechnung muss drei Validierungsebenen bestehen:
- XSD-Schema-Validierung: Prüft, ob die XML-Struktur wohlgeformt ist
- EN 16931-Geschäftsregeln: 150+ Regeln prüfen die semantische Korrektheit (z.B. Steuerberechnungen müssen aufgehen)
- XRechnung-spezifische Regeln (BR-DE): Deutsche Anforderungen wie Pflichtangabe der Verkäufer-Telefonnummer und Zahlungsbedingungen
Der offizielle KoSIT-Validator prüft alle drei Ebenen. Invoice2E validiert jede Rechnung gegen diese Regeln, bevor der Download möglich ist.
XRechnung erstellen mit Invoice2E
Eine konforme XRechnung zu erstellen muss nicht kompliziert sein. Mit Invoice2E können Sie:
- Hochladen: Ihre bestehende PDF-, JPG- oder PNG-Rechnung
- Überprüfen: Die KI-extrahierten Daten kontrollieren und korrigieren
- Herunterladen: Eine vollständig validierte XRechnung-XML-Datei
Der gesamte Prozess dauert weniger als 2 Minuten, und jede Ausgabe wird gegen 200+ Geschäftsregeln mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft.