Zwei Standards, ein Ziel
Deutschland hat zwei zentrale E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide zielen darauf ab, die Rechnungsstellung durch strukturierte elektronische Daten effizienter zu gestalten, verfolgen dabei aber unterschiedliche Ansätze. Das Verständnis der Unterschiede hilft Ihnen, das richtige Format für Ihre Bedürfnisse zu wählen.
XRechnung: Reines XML
XRechnung ist ein reines XML-Format — es gibt keine visuelle Darstellung. Die Datei enthält nur strukturierte Daten, die Maschinen lesen und verarbeiten. Stellen Sie es sich als Datenbankdatensatz in XML-Form vor.
Wesentliche Merkmale:
- Reine XML-Datei (UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII-Syntax)
- Ohne Viewer nicht menschenlesbar
- Offizieller deutscher nationaler Standard
- Verpflichtend für die Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor
- Definiert von KoSIT, basierend auf EN 16931
- Kleinere Dateigröße (typischerweise 5-50 KB)
ZUGFeRD: Der hybride Ansatz
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das strukturierte XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument einbettet. Sie erhalten das Beste aus beiden Welten: ein visuelles PDF, das Menschen lesen und drucken können, plus maschinenlesbares XML für automatische Verarbeitung.
Wesentliche Merkmale:
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Menschenlesbar UND maschinenlesbar
- Mehrere Profile (Minimum, Basic, EN 16931, XRechnung)
- Entwickelt von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland)
- Kompatibel mit dem französischen Factur-X-Standard
- Größere Dateigröße (enthält PDF-Rendering)
Funktionsvergleich
Format
XRechnung: Reines XML
ZUGFeRD: PDF/A-3 + eingebettetes XML
Menschenlesbar
XRechnung: Nein (benötigt einen Viewer)
ZUGFeRD: Ja (es ist ein PDF)
Öffentlicher Sektor
XRechnung: Verpflichtend und überall akzeptiert
ZUGFeRD: Nur mit XRechnung-Profil
B2B-Nutzung
XRechnung: Akzeptiert, wird Standard
ZUGFeRD: Weit verbreitet, insbesondere mit EN 16931-Profil
EN 16931-konform
XRechnung: Immer
ZUGFeRD: Nur mit EN 16931- oder XRechnung-Profilen (nicht Minimum oder Basic)
Wann welches Format verwenden?
XRechnung verwenden, wenn:
- Rechnungsstellung an Behörden (Bund, Land, Kommune)
- Der Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt
- Sie die kleinstmögliche Datei benötigen
- Der Empfänger automatisierte XML-Verarbeitung hat
ZUGFeRD verwenden, wenn:
- Ihre B2B-Partner sowohl ein lesbares PDF als auch strukturierte Daten benötigen
- Empfänger möglicherweise keine XML-Verarbeitungsfähigkeiten haben
- Sie ein visuell ansprechendes Rechnungsformat beibehalten möchten
- Sie von PDF-Rechnungen umsteigen und einen schrittweisen Übergang wünschen
Kann ZUGFeRD XRechnung ersetzen?
Teilweise. ZUGFeRD mit dem „XRechnung"-Profil wird von den meisten Plattformen des öffentlichen Sektors akzeptiert. Einige Behörden verlangen jedoch strikt reines XRechnung-XML. Für maximale Kompatibilität, besonders im öffentlichen Sektor, ist XRechnung die sicherere Wahl.
Die Zukunft: Konvergenz
Beide Formate basieren auf EN 16931, und der Trend geht zur Konvergenz. Die B2B-Pflicht akzeptiert jedes EN 16931-konforme Format, was bedeutet, dass sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (mit dem richtigen Profil) die gesetzlichen Anforderungen erfüllen werden.
Konvertieren mit Invoice2E
Invoice2E erstellt derzeit XRechnung-XML — das Format mit der breitesten Akzeptanz in Deutschland. Laden Sie Ihre bestehenden Rechnungen hoch und erhalten Sie konforme E-Rechnungen in Minuten. Jetzt kostenlos starten.